Bagi tim HRD, akhir bulan sering kali menjadi periode yang penuh tekanan. Deadline penggajian harus dipenuhi, laporan keuangan perlu dirapikan, dan berbagai administrasi karyawan lainnya juga menumpuk.

Payroll bukan sekadar mentransfer gaji ke rekening karyawan. Ada banyak aspek yang harus diperhitungkan, mulai dari perhitungan pajak, BPJS, potongan absensi, hingga tunjangan dan lembur. Kesalahan sedikit saja bisa berujung pada keluhan karyawan atau bahkan masalah hukum.

Tantangan Payroll yang Sering Dihadapi HRD

Tanpa sistem yang tepat, pengelolaan payroll bisa menjadi pekerjaan yang memakan waktu dan rentan kesalahan. Beberapa tantangan umum yang sering dihadapi HRD saat mengelola payroll secara manual antara lain:

1. Perhitungan yang kompleks – Menghitung gaji, pajak, tunjangan, dan potongan secara manual sering kali menyebabkan human error.
2. Data yang tercecer – Mengelola data karyawan di banyak spreadsheet atau dokumen terpisah bisa menyulitkan rekonsiliasi.
3. Keterlambatan pembayaran – Tanpa sistem yang otomatis, HRD harus bekerja ekstra untuk memastikan gaji cair tepat waktu.
4. Ketidaksesuaian regulasi – Pajak dan aturan ketenagakerjaan terus berubah, dan HRD harus selalu update agar tidak terjadi pelanggaran.

Solusi Digital: Mengapa HRIS Bisa Jadi Jawaban?

Seiring berkembangnya teknologi, perusahaan kini memiliki pilihan untuk mengotomatisasi proses payroll menggunakan HRIS (Human Resource Information System). Dengan solusi digital ini, banyak tantangan payroll bisa diatasi dengan lebih efisien. Berikut manfaat utama penggunaan HRIS:

1. Otomatisasi Perhitungan Gaji

HRIS secara otomatis menghitung gaji berdasarkan data absensi, lembur, pajak, dan tunjangan, sehingga meminimalkan kesalahan manusia.

2. Integrasi dengan Sistem Pajak dan BPJS

Dengan sistem HRIS yang terupdate, perhitungan pajak karyawan dan BPJS dilakukan secara otomatis sesuai regulasi terbaru, sehingga HRD tidak perlu repot mengecek perubahan aturan.

3. Pengolahan Data Karyawan yang Lebih Mudah

Semua data karyawan tersimpan dalam satu platform terpusat, sehingga HRD bisa mengakses dan mengelola informasi dengan lebih praktis dan aman.

4. Penggajian Tepat Waktu Tanpa Drama

HRIS memungkinkan payroll diproses secara otomatis sesuai jadwal, sehingga keterlambatan pembayaran bisa diminimalkan. Beberapa sistem HRIS bahkan sudah terintegrasi dengan perbankan untuk memudahkan transfer gaji.

Kesimpulan

Payroll adalah tugas krusial yang tidak boleh ada kesalahan, dan mengelola payroll secara manual semakin terasa sulit di era digital ini. Dengan menggunakan HRIS, perusahaan bisa memastikan proses payroll berjalan lebih lancar, akurat, dan efisien.

Bagi HRD, mengadopsi teknologi bukan hanya tentang efisiensi, tetapi juga tentang memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi karyawan dan mengurangi beban administratif yang tidak perlu.

Jika perusahaanmu masih mengalami kendala dalam pengelolaan payroll, mungkin ini saatnya mempertimbangkan solusi digital yang lebih modern. Apakah tim HRD-mu sudah siap beralih ke HRIS?